¡Esta fase constituye la planeación del proyecto!, en ella se definen el alcance y el objetivo y se seleccionan las personas que formarán parte del equipo especificando sus responsabilidades y roles. Además se identifican todos los actores que puedan ser impactados ó que  ejerzan influencia en algún ámbito del proyecto, para así gestionar sus expectativas durante el ciclo. Es momento de definir el listado de las actividades necesarias, para lo cual se debe definir los recursos requeridos y los plazos de ejecución. El siguiente paso será encontrar la mejor ruta de trabajo y ubicar las actividades en un cronograma de la manera más óptima. Estos recursos deben reflejarse en el presupuesto detallado.

En esta fase se debe elaborar el documento técnico que contiene el diseño de la solución , ya sea de carácter técnico, formativo, consultivo entre otros. Finalmente se elaborará la ficha del proyecto,  la cual  resume los aspectos básicos del mismo.Para conformar el Equipo de trabajo, se debe tener  en cuenta :

  1. Definir  las competencias, habilidades y conocimientos requeridos en el proyecto
  2. Definir los roles en el proyecto
  3. Tener una visión global del ecosistema del ItdUPM (Integradores, Investigadores, consultores, profesores, estudiantes), con potencial de  participación en el proyecto.
  4. Determinar la disponibilidad y  disposición  para participar  en el proyecto.
  5. Validar  los fondos disponibles para cubrir el equipo requerido.
  6. Seleccionar el equipo y  realizar la asignación de  roles
  7. Seleccionar el grupo Asesor en caso de requerirse.

1.CV  Investigadores  ecosistema itdUPM 2019

2. Roles en las plataformasLa propuesta  técnica es el documento  que describe el diseño de la solución, ya sea de carácter técnico, formativo, consultivo entre otros. Esta debe ser elaborada según las especificaciones de la entidad contratante, por lo cual el nivel de detalle y el  alcance podrá variar entre proyectos.

Ten en cuenta:

  1.  Reutiliza plantillas:  Antes de iniciar Identifica una propuesta similar (ya sea  por el tema, o por el tipo de financiador), con el objetivo de reutilizar la estructura del documento y así tener una línea base para iniciar la redacción de la propuesta.
  2.  Reutiliza textos genéricos
  3.  Crea la carpeta del proyecto en el repositorio proyectos.itd@upm.es , copiando la carpeta “modelo” para nombrarla según el esquema definido.  Recuerda que allí se almacenarán los documentos finales del proyecto (técnicos y económicos).
  4.  Si se requiere realizar trabajo colaborativo, se creará una carpeta  “espejo” en el repositorio del google drive del itdUPM.  Allí se almacenarán los documentos que estén en desarrollo.
  1. Archivo Gestión del proyecto – Excel (ficha técnica, presupuesto detallado, presupuesto global, cronograma (Gantt), métricas, riesgos)
  2. Pautas  Repositorios de información itdUPM- Excel
  3. Ejemplo propuesta subvención pública : Ciudadanía global y cooperación Feb 2019- PDF
  4. Ejemplo propuesta interna:  Seminarios UPM – PDF
  5. Ejemplo propuesta proyecto Europeo:  C-KIC Nature Based solution – PDF
  6. Ejemplo propuesta  Formación : La caixa W4P-Power Point
  7. Plantilla Marco Lógico- Subvención Pública – Excel
  8. Plantilla Marco Lógico-  Adaptación Al cambio climático en  centros de arte   -Word

Para elaborar el cronograma tener en cuenta:

  1. Creación de la estructura de desglose de trabajo (EDT) para organizar y definir el alcance total del proyecto, a través de una representación gráfica de la descomposición jerárquica del trabajo, de lo general (paquetes de trabajo) a lo particular (actividades).
  2. Identificar y secuenciar las actividades: establecer las relaciones lógicas de precedencia.
  3. Estimar los recursos de las actividades: Estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
  4. Estimar la duración de las actividad:  estimar la cantidad de esfuerzo de trabajo y la cantidad de recursos para completar la actividad.
  5. Elaborar y controlar el cronograma: Definir las fechas de inicio y fin planificadas para las actividades del proyecto , así como identificar los hitos. De esta manera tiene la línea base con respecto a la cual se medirá el avance.
  1. Cronograma tipo 1 :  Seguimiento  General (a  nivel de actividades  y paquetes de trabajo)
  2. Cronograma tipo 2:   Seguimiento  Detallado  ( a nivel de output, outcomes)

El formato puede estar definido por la propia entidad. Si no es el caso, podrá elaborarse un  formato libre que contenga los aspectos negociados con la entidad. El nivel de detalle de este presupuesto puede variar según  la complejidad del proyecto o  los requerimientos  de dicha  entidad.

A tener en cuenta: En determinados proyectos la UPM aplica un gasto de canon del 15% ( ver  tabla de canones) . es decir  solamente se  recibíría  el 85% de la cantidad final presupuestada .

* Semestralmente  la UPM ingresa en la cuenta de cánones el 9% de todos los ingresos  que se han producido en ese semestre  a los que se le han aplicado el canon del 15%.

Para determinar los costes.

1.Personal:  

2.Viajes:  Para presupuestar el viaje tienes dos archivos de referencia

3.Materiales

Se debe tener en cuenta  si la UPM tiene asignada una empresa concesionaria de suministro

de materiales  para solicitar presupuesto. Este presupuesto se debe comparar con  otros proveedores para seleccionar la opción  mas económicaPara realizar el presupuesto  interno se usa el modelo determinado  por la unidad gestora (modelo 4).

Debes tener en  cuenta el tipo de proyecto  y el tipo de convenio:

TIPO DE PROYECTO:

Proyecto  tipo 1  (100% gestionado por el itdUPM) Es un proyecto en el cual el itdUPM tiene la capacidad de distribuir el presupuesto para el propio desarrollo del proyecto y cubrir gastos de estructura.

Proyecto tipo 2 (parcialmente gestionado por el itdUPM) Es un proyecto en el cual  un profesor  figura como  el  IP (investigador principal ) y el itdUPM  participa en su gestión, pero NO tiene capacidad de distribuir el presupuesto, salvo el porcentaje  interno, el cual será negociado para cada uno de los proyectos con el IP.  Este % podrá ser utilizado para cubrir gastos de estructura y funcionamiento.

Proyecto 3 (Convocatoria /Programa propios de la UPM) No se aplican cánones.

TIPO  DE CONVENIO

Artículo 83: Permite canalizar las iniciativas investigadoras del profesorado y la transferencia de los resultados de la investigación. Se gestionan a través de la USRE

Cátedra: Son un medio para establecer una colaboración estratégica y duradera entre la Universidad y una empresa o entidad, con el fin de llevar a cabo actividades de formación, investigación y desarrollo o transferencia de conocimientos en un área de interés común. Se gestionan  a través de La Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación (OTRI)

Subvención: Son las ayudas a fondo perdido concedidas por organismos o entidades con un determinado propósito.  No existe prestación de servicios. Se gestionan a través del Vicerrectorado de Investigación.

UPM :Convocatorias UPMEjemplos de Presupuesto  para la entidad

  1.   Ejemplo presupuesto cofinanciado (convocatoria Pública ) – Excel
  2.   Ejemplo Memoria Económica (convocatoria pública)-  Word

Elaborar presupuesto:

Para determinar sueldos/costes:

  1. Salarios y horquilla salarial actualizada 2019
  2.   Calculador de Contratos OTT- actualizado Marzo 2019
  3.  Indicaciones para  el cálculo de gastos (interno itdUPM)

Viajes

  1.  Gastos de viaje/ post viaje OTT
  2.  BOE – dietas

Material inventariableA continuación algunos aspectos a tener en cuenta:

1.CREACIÓN DE EQUIPO EN ASANA

2.1 CREACIÓN DE PROYECTO EN ASANA  + INSTAGANTT (PARA CONTROL DEL PLAN  DE TRABAJO)

2.2 CREACIÓN DE PROYECTO EN ASANA ( CONTROL DE TAREAS)

  1. COMPARTIR UNA TAREA A UN INVITADO EXTERNO

3.1 COMPARTIR UN PROYECTO A  UN INVITADO EXTERNO

  1. Pautas para crear Equipos de trabajo y proyectos en Asana
  2. Archivo para importar tareas en Asana – CSV
  3. Presentación uso de Asana  para  invitados  externos