En esta fase se inicia el desarrollo de las actividades y se empiezan a detectar las desviaciones respecto a la fase de Formulación; para lo cual es importante analizar los impactos en los recursos, el presupuesto y el tiempo. De igual manera se activa la gestión de ingresos y gastos; para lo cual se deben tener en cuenta las condiciones de calidad de los “entregables” y los requisitos para la facturación.
En esta fase se debe hacer un seguimiento constante el desempeño técnico y económico del proyecto, con lo cuál se busca generar indicadores que permitan generar alertas tempranas en respecto al cumplimiento de plazos y ejecución del presupuesto.Para tramitar un ingreso debes seguir los siguientes pasos:
1.Descarga y rellena el Anexo (MOD. I1 – INGRESOS EN PROYECTOS/CONVENIOS) a través de la siguiente ruta: Politécnica virtual/Gestión/Atención al Investigador/Ingresos/Solicitud de ingresos.
2. Enviar el Anexo a la OTT, el cual debe estar firmado por el IP del proyecto.
3. Desde la OTT se emiten dos copias de factura, una para itdUPM, y otra la envían directamente a la entidad pagadora por correo postal, una vez la entidad reciba la factura, realizará la transferencia bancaria en la cuenta UPM que figura en la factura. El ingreso se verá reflejado en el proyecto, aplicando el descuento del canon que corresponda por la UPM.
TENER EN CUENTA:
*Confirmar con entidad pagadora el Concepto, por ejemplo si hay varios pagos incluir: Pago 1 de 2, Pago 2 de 2 etc.
*Enviar los Códigos DIR en caso de factura electrónica
- El Pago se realiza a través de una colaboración.
- Se carga al proyecto el importe de la colaboración + 32,60% del gasto de colaboración .
- El Envío (del pago de la colaboración) se debe hacer antes del 6 de cada mes
Son bienes de más de 600 euros y equipos de procesos de información.
- Comprobar si hay empresa concesionaria:
Comparar con otro proveedor y elegir el más económico. Presentar las dos ofertas para justificar el gasto.
- Completar el formulario Alta de Inventario
Ruta : PV/Investigación/Proyectos OTT/Atención al Investigador/Gastos/Alta inventario
3. Baja de bienes Obsoletos:
Ruta: PV/Investigación/Proyectos OTT/Atención al Investigador/Alta inventario
1.Comprobar si hay empresa concesionaria UPM
2. Para Material de oficina no inventariable:
a) Empresa concesionaria Office Depot. Comercial: Francisco Cuellar. Teléfono: 665895395 / 902110310 francisco.cuellar@officedepot.com
Comparar oferta con otro proveedor y elegir la más económica. Presentar las dos ofertas para justificar el gasto.
b) Reprografía ETSIAAB Debemos facilitarles el código de proyecto y facturar por separado los materiales de oficina y las fotocopias. (Recibimos una factura mensualmente con todos los albaranes firmados).
c) Otros proveedores: Únicamente se podrá comprar a otra empresa, si la factura está emitida a nombre del investigador y no supera los 60 eurosSEGUIMIENTO TÉCNICO
Cada equipo de trabajo definirá la periodicidad para realizar la reunión de seguimiento según la complejidad y la necesidad para verificar el progreso de los proyectos.
1.TIEMPO ALCANCE ( cumplimiento de hitos)
El seguimiento del cronograma se debe realizar respecto a la línea base del proyecto, llevando así el control del progreso de las actividades, realizando los ajustes necesarios ya sea en plazos, recursos, o responsables y así conseguir minimizar las desviaciones. Es importante acotar lo que entrará en el proyecto y lo que no, e ir midiendo el avance en cuanto a la totalidad de trabajo realizado y la obtención de hitos. De manera paralela se debe actualizar la estructura de tareas en Asana según los cambios realizados.
2. CALIDAD ( grado en el que el proyecto cumple con los requisitos)
Es importante entender, evaluar y gestionar las expectativas, de modo que se cumplan los requisitos del proyecto. La gestión de la calidad durante el proyecto se planifica, se diseña y se integra (y no se inspecciona). Según el tipo de proyecto se deben recurrir a las herramientas más apropiadas para gestionar la calidad de los productos/entregables.
3. RIESGOS
Durante el ciclo del proyecto, se debe ir analizando el % de riesgo, analizando el impacto de las oportunidades y/o amenazas que se estén dando en el mismo. Revisar el total de contingencia y compararla con el total de riesgo existente .
2. ACTAS Y COMPROMISOS
Las actas del proyecto se realizarán en Asana ( conversaciones), funcionalidad que permite llevar el registro de los compromisos y difundirlos a todos los integrantes del equipo. Si por requerimiento del proyecto o necesidades puntuales es necesario adoptar un determinado formato de seguimiento o acta se utilizará lo mas conveniente para el tipo de proyecto gestionado.
3. REGISTRO DE INDICADORES
Cada proyecto tendrá mínimo 2 indicadores de desempeño, uno para medir el avance del cronograma y otro para medir la ejecución del presupuesto ( Incluidos en el archivo de gestión del proyecto), además se definirán indicadores/ métricas técnicos propios de la naturaleza del proyecto.
- Acta de seguimiento del proyecto
SEGUIMIENTO ECONÓMICO
- SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO
Para realizar el seguimiento del presupuesto se debe realizar el monitoreo y actualización continua de la información económica según la dinámica de los ingresos y gastos del proyecto, registrando así las desviaciones presentadas.
2. SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS NO INCLUIDOS EN EL PRESUPUESTO
En el ciclo del proyecto pueden ocurrir imprevistos que implican realizar un gasto no previsto, ya sea por la generación de actividades nuevas, que no fueron contempladas en la planeación o por ajustes de tiempo o recursos de las actividades existentes.
Cada proyecto debe controlar este tipo de gastos , los cuales a su vez serán controlados a nivel del CentroSI VAS A VIAJAR SIGUE LOS SIGUIENTES PASOS
1)Pedir precio a la agencia de la universidad (Desplazamiento y Hotel) empresasmad@centralvia.es
2) Explorar un proveedor más barato y guardar el presupuesto para adjuntar a la justificación
3)Elegir la opción más barata.
EXISTEN DOS POSIBILIDADES:
A) Si elijo Central de viajes (más barato).
*Para reservar debo enviarles el pre-viaje firmado con los códigos DIR del IP del proyecto: Adjuntar documentos de datos facturación con códigos DIR.
* Forma de Pago: La Agencia de Viajes emite factura con nombre UPM y Códigos DIR
B) Si elijo otro proveedor (Desplazamiento y hotel):
*Mantengo las ofertas de Central de viajes y la del proveedor
*Forma de Pago: Si se usa la tarjeta de Investigador. Se debe solicitar la factura a nombre UPM.
Si no tenemos la cotización de la Agencia UPM, la factura irá a nombre de la persona que viaja, perdiéndose el IVA del proyecto.
PARA TODOS LOS VIAJES SE DEBE RELLENAR EL FORMATO PREVIAJE (antes del viaje) Y POST VIAJE ( hasta 10 días después del viaje)
Ruta: PV/Gestión/Proyectos OTT/Atención al Investigador / Gastos/ formato Viajes (xls)
DATOS FISCALES FACTURACIÓN UPM:
Universidad Politécnica de Madrid
Q2818015F
C/ Ramiro de Maeztu, 7
Madrid
28040 – Madrid
CÓDIGOS DIR PARA FACTURAS ELECTRÓNICAS
OFICINA CONTABLE: U02500067- Servicio de Gestión Económica
ÓRGANO GESTOR: U02500009- Vicerrectorado de asuntos económicos
UNIDAD TRAMITADORA: U02500066 – Área de proyectos de investigación de la OTT
ÓRGANO PROPONENTE: 25665 – Nombre del Investigador Principal -Carlos MataixHerramientas
TELÉFONO URGENCIAS 24 HORAS : 900-6100-61
En caso de una urgencia médica o accidente, podemos asistir a los siguientes centros hospitalarios con atención 24h.
- HOSPITAL FREMAP MADRID -24h
- Capitán Haya, 39
- Teléfono: 915726000
- HOSPITAL FREMAP MAJADAHONA- 24h
- Cta Pozuelo 61
- Teléfono: 916265500
A continuación una serie de recursos que te serán útiles para la realización de u evento
- Escaleta de evento
- Manua de sli.do
- Formato ” Reservado” silla de auditorio para imprimir
- stickers con nombres
- Identificación de mesas para taller
En este manual encontrarás todos los pasos necesarios para garantizar una conexión continua y de calidad.
1.Pasos para crear un evento en vivo en el canal de You tube del itdUPM
